É comum ouvir-se essa pergunta após o recebimento da resposta: “está em reunião.” A lógica é simples: se a pessoa procurada está em reunião é porque não está trabalhando. Pior: não só não está trabalhando como gastando inutilmente o seu tempo e o de outras pessoas. Isso porque, culturalmente, reunião é associada a perda de tempo. Como se a reunião de trabalho, bem executada é claro, não fosse, por sinal, uma das mais eficazes formas de administração do tempo gerencial. Basta um pequeno auxílio da teoria da comunicação para ilustrar.
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Se um gerente (G) precisa transmitir uma mensagem a três pessoas diferentes (P1, P2 e P3), gastará o triplo do tempo (T) se o fizer individualmente do que se o fizer conjuntamente. Isso, sem falar no ruído (R) que tenderá a ser maior na comunicação individual do que na conjunta, o que, na vida real, demandaria um tempo adicional para “ajustar” a mensagem com cada pessoa.
Teoricamente é assim mas o problema é que, na prática, poderá ser muito diferente se no momento da transmissão conjunta da mensagem (na reunião) a coisa não for feita corretamente. Para ser bem sucedida, uma reunião de trabalho não pode deixar de contar com os seguintes requisitos:
1. Convocação Bem Feita |
2. Coordenação Definida |
3. Participação Efetiva |
4. Objetividade Garantida |
A reunião de trabalho não é uma panacéia gerencial mas ajuda muito o gerenciamento. Garantidos os requisitos indispensáveis, a prática vai aperfeiçoando a capacidade de utilizar bem este recurso simples, mas poderoso, de comunicação interna. No próximo número, mais detalhes sobre os requisitos necessários à realização de uma reunião bem sucedida.