“Não pode haver nenhuma crise na semana que vem. A minha agenda já está cheia.”
Henry A. Kissinger, ex-Secretário de Estado norte-americano citado no livro “O Programa de Eficiência Pessoal” de Kerry Gleeson, Makron Books, São Paulo, 1997
Apesar de Kissinger ter feito uma piada com a questão da sobrecarga da agenda das pessoas que têm muitas responsabilidades, não é raro que nos flagremos com sentimentos parecidos. Com o desejo de mandar um aviso do seguinte tipo para os fatos: “não aconteçam porque não tenho tempo de tratá-los…” Algo como : “pare o mundo que eu quero descer…”
Na raiz desses sentimentos delirantes está, sem dúvida, a angústia pela insuficiência de tempo para resolver tudo o que precisa ser resolvido. A atividade de gerenciamento, sobretudo por lidar com pessoas, é uma terrível consumidora de tempo. Por isso, é preciso cuidado redobrado na utilização desse recurso, por definição escasso (ver a respeito o Conjuntura & Tendências nº 94, “O Tempo do Executivo”, pagina 47 da coletânea “O Melhor de Conjuntura & Tendências“).
Uma forma que a experiência tem demonstrado ser boa para lidar com esse problema é dividir o tempo gerencial em três tipos distintos, porém complementares.
Dedicação do Tempo Gerencial
- Reuniões em Equipe
É aquele tempo dedicado às imprescindíveis reuniões em equipe (é bom lembrar que não existe gerente sem equipe e nem equipe sem gerente): (1) com a equipe gerenciada; e (2) com os outros gerentes que, em conjunto, compõem a equipe de comando da organização da qual, como gerente, faz parte. Idealmente essas reuniões devem ser em dias e horários fixos, ter periodicidade semanal e duração previamente estabelecida, nunca passando de duas horas cada. - Despachos Individuais
É o tempo dedicado às conversas individuais de encaminhamento de atividades: (1) com os componentes da equipe gerenciada; e (2) com o superior hierárquico. Devem ser encontros semanais, também em dias e horários fixos (para ajudar a lembrança e o agendamento), com duração máxima de uma hora por vez. - Varejo
É a maior parte do tempo, “o trivial variado.” Inclui atendimento a telefonemas, visita a clientes, leitura de documentos, encaminhamento de assuntos urgentes, outros tipos de reunião etc. Em princípio, não deve ser um tempo com divisão muito estruturada para deixar espaço para o imprevisto que, apesar de todo o planejamento possível, consome a maior parcela do tempo do gerente que se pretende eficaz.
Se fizermos uma conta ligeira, vemos que com o 1º tempo (equipe) o “gasto” semanal é de, no máximo, 4 horas; com o 2º tempo (despachos) é de, em média , 11 horas (considerando que, segundo Peter Drucker, o tamanho ótimo de uma equipe é 10 pessoas). A soma dá 15 horas. Raro é o gerente que não trabalha, no mínimo, 60 horas por semana. Portanto, essa utilização disciplinada dos dois primeiros tempos consome, no máximo, 25% (1/4) do tempo semanal. É muito pouco para o significativo ganho de organização que proporciona.
Moral da história: é perfeitamente possível, com um mínimo de utilização mais estruturada e competente do tempo, garantir um nível de organização que permite deixar 75% do restante para ser utilizado no varejo, ou seja, na administração dos imprevistos e das inevitáveis crises que aparecem pelo caminho.