Com a aceleração da vida moderna, o aumento da quantidade de afazeres, os mais diversos, e com a impressionante profusão das informações que nos chegam por todos os meios de comunicação, conseguir compatibilizar o tempo para fazer tudo o que precisa ser feito é um desafio do qual ninguém escapa.
Administrar bem o tempo é uma exigência cada vez maior como destaca Peter Drucker, o guru dos gurus da administração de empresas.
“O tempo é o recurso mais escasso. Se ele não for administrado, nada pode ser administrado.”
Peter Drucker
Stephen Covey, autor do best seller (considerado o livro de negócios mais lido no mundo) “Os 7 Hábitos das Pessoas Muito Eficazes”, ao descrever a “matriz do tempo”, cruzando os eixos do “importante” com o “urgente”, expõe os quatro quadrantes da matriz: (1) pouco importante e pouco urgente; (2) muito importante e pouco urgente; (3) muito importante e muito urgente; e (4) pouco importante e muito urgente.
Covey, ao pesquisar em empresas, o uso inadequado do tempo, do ponto de vista gerencial, registra o descobrimento da seguinte utilização média: no quadrante 1 (pouco importante e pouco urgente), 5% do tempo; no quadrante 2 (muito importante e pouco urgente), 15% do tempo; no quadrante 3 (muito importante e muito urgente), 20% do tempo; e no quadrante 4 (pouco importante e muito urgente), 60% do tempo.
Essa má utilização evidencia o gasto da maior parte do tempo no quadrante 4 (pouco importante e muito urgente), justamente o chamado quadrante da delegação.
Depois da pesquisa sobre a utilização inadequada, Covey fez outra sobre a utilização mais adequada e descobriu a seguinte utilização média: no quadrante 1 (pouco importante e pouco urgente), 0% do tempo; no quadrante 2 (muito importante e pouco urgente), 60% do tempo; no quadrante 3 (muito importante e muito urgente), 25% do tempo; e no quadrante 4 (pouco importante e muito urgente), 15% do tempo.
A primeira diferença entre a má e a boa utilização do tempo evidenciou-se na “troca” de intensidade da dedicação de tempo entre o quadrante 2 (muito importante e pouco urgente), que passou de 15% para 60% e o quadrante 4 (pouco importante e muito urgente), que passou de 60% para 15%. A segunda diferença deu-se na “migração” do tempo do quadrante 1 (pouco importante e pouco urgente), que passou de 5% para 0%, para o quadrante 3 (muito importante e muito urgente) que passou de 20% para 25%.
Resumo da ópera: segundo Covey, o gerente que faz uma boa utilização do tempo, dedica a maior parte de sua atenção (60%) ao quadrante 2, chamado de quadrante da liderança (o que é importante mas não é urgente). Além disso, dedica ¼ do seu tempo (25%) ao quadrante 3, chamado de quadrante da crise (o que é urgente e importante). E não dedica tempo nenhum a atividades do quadrante 1, chamado de quadrante do descarte (o que nem é importante nem é urgente).
Ou seja: quem administra bem o tempo, do ponto de vista gerencial, lidera muito, delega muito e descarta muito. Além disso, dedica uma boa parcela (25%) do seu tempo à administração de crises, uma vez que há uma parcela delas que é impossível impedir que aconteça.
“Há três coisas certas na vida: a morte, o erro e o improvável.”
Daniel Dantas, banqueiro brasileiro
 
Agradecimento
Todos os que fazem a o Gestão Hoje e a TGI Consultoria em Gestão agradecem os comentários, os parabéns e os votos de sucesso, todos muito simpáticos, recebidos a propósito do número 500 na semana passada.
Grande abraço a todos!