Por um problema de revisão, alertado pelos leitores, o Gestão Hoje anterior (número 501) foi editado com alguns erros que merecem conserto. A forma correta do parágrafo 8 (baseado em pesquisa feita por Stephen Covey no livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Muito Eficazes”), onde se deu o primeiro erro, é a seguinte:
“A primeira diferença entre a má e a boa utilização do tempo evidenciou-se na “troca” da intensidade da dedicação de tempo entre os quadrante 2 (muito importante e pouco urgente), que passou de 15% para 60% e o quadrante 4 (pouco importante e muito urgente), que passou de 60% para 15%. A segunda diferença deu-se na “migração” do tempo do quadrante 1 (pouco importante e pouco urgente), que passou de 5% para 0%, para o quadrante 3 (muito importante e muito urgente) que passou de 20% para 25%.”
Quanto ao segundo erro, ocorreu no parágrafo 9 que, por seu caráter de resumo da tese do informativo, vale não só a pena reproduzir como, também, registrar com destaque:
“Resumo da ópera: segundo Covey, o gerente que faz uma boa utilização do tempo, dedica a maior parte de sua atenção (60%) ao quadrante 2, chamado de quadrante da liderança (o que é importante mas não é urgente). Além disso, dedica ¼ do seu tempo (25%) ao quadrante 3, chamado de quadrante da crise (o que é urgente e importante). E não dedica tempo nenhum a atividades do quadrante 1, chamado de quadrante do descarte (o que nem é importante nem é urgente).”
Agindo desta forma, o gerente reserva a maior parte do seu tempo para o exercício da liderança, desenvolvendo atividades no quadrante 2 (o que é importante mas não é urgente). Quando aprende a fazer isso de forma sistemática (o que não é, diga-se de passagem, uma coisa fácil, exigindo, pelo contrário, dedicação e perseverança), o gerente passa a dedicar a parte nobre do seu tempo à prevenção e à antecipação, inclusive para prevenir e antecipar as crises e as urgências evitáveis.
Existe uma boa quantidade de crises e urgências que são, apenas, o importante que não foi feito a tempo. Um exemplo comum é o da manutenção preventiva (importante). Quando não é feita a tempo pode provocar a manutenção corretiva (urgente).
Outro exemplo simples: dizem os especialistas que, normalmente, um pneu de automóvel tem uma vida útil em torno de 40 mil quilômetros. Ao atingir essa marca ele deve ser trocado (uma ação do quadrante 2 – importante mas não urgente) por um novo (manutenção preventiva) para impedir que fure e deixe o condutor do veículo necessitando fazer a troca (manutenção corretiva), numa situação típica do quadrante 3 (urgente e importante).
Nesse caso, temos uma situação bem característica do importante que não feito a tempo. Por isso, transformou-se numa urgência importante (não dá para deixar o carro no meio da rua…). Há situações, porém, em que mesmo um pneu novo pode estourar depois de cair num buraco na pista, apesar dos cuidados preventivos do motorista (situação, aliás, bastante provável de ocorrer hoje em dia em função do lamentável estado de conservação das estradas brasileiras).
Quando acontece uma coisa desse tipo, nos defrontamos com uma crise que não pode ser evitada pela previsão. Situações similares são os acidentes de qualquer tipo ou os imprevistos importantes como, por exemplo, um cliente indignado ou qualquer outro acontecimento que fuja ao controle pessoal mas que interfira ativamente na organização do nosso tempo.
Para esses imprevistos, urgentes e importantes, é que a boa administração recomenda reservar 25% do tempo e dedicá-lo às atividades do quadrante 3.