Um dos recursos mais poderosos para o gerenciamento das organizações, as reuniões de trabalho são comumente associadas a perda de tempo e chatice. Isso, sobretudo, quando são mal coordenadas.
As razões porque as reuniões são um excelente recurso para a gestão, já foram comentadas pelo Gestão Hoje (ver GH/292), bem como quais os requisitos necessários para a realização de uma boa reunião (ver GH/294): (1) convocação bem feita; (2) coordenação definida e atuante; (3) participação efetiva; (4) objetividade garantida; e (5) registros adequados.
Além disso, em outro Gestão Hoje foram comentadas as “regras” básicas para a realização de uma boa reunião de trabalho (ver GH/304):
1. Todos têm que falar: num trabalho em grupo ninguém pode ficar sem dizer nada. É fundamental que cada um exponha seu entendimento sobre o assunto que está sendo discutido. Afinal, o objetivo do trabalho em grupo é justamente este. Como alguns não falam espontaneamente, o coordenador deve estimular.
2. Só pode falar um de cada vez: todos têm que falar mas tem que ser um de cada vez, caso contrário é impossível realizar o trabalho. Se essa regra não for cumprida a balbúrdia se instala, o tempo termina e o trabalho não será concluído. Cabe ao coordenador regular a disciplina, sem ser chato ou rude mas com firmeza.
3. É proibido falar de lado: geralmente, quando a regra número dois é aplicada, surge a tendência da conversa paralela, do cochicho e, inevitavelmente, da dispersão do trabalho. Todos os pronunciamentos devem ser para o grupo. É responsabilidade do coordenador pedir que a conversa paralela seja explicitada para o grupo.
Além dessas três “regras” básicas que devem ser observadas por todos os participantes, mas que devem ser acompanhadas e cobradas pelo coordenador, existe uma outra que pode ser enunciada, de uma forma bem humorada, do seguinte modo:

4. Só é permitida uma ofensa pessoal por participante, por reunião.

Isso porque numa reunião de trabalho, sobretudo quando são tratados assuntos importantes que, não raro, envolvem posições conflituosas, invariavelmente surgem tentações de “ofensa pessoal”, sobretudo quando as posições diferentes são confrontadas para encaminhar as decisões a serem tomadas (ver a propósito GH/550). Ainda mais porque, por questões culturais, temos maior suscetibilidade às críticas que, muito comumente, são encaradas como ofensas.

“No geral, o americano recebe a crítica como uma contribuição; o brasileiro, como ofensa pessoal e indicação de inimizade.â€?

Carlos Eduardo Lins da Silva, jornalista brasileiro

A quarta “regra”, da forma como está enunciada, favorece a lembrança, por parte dos participantes da reunião, do princípio básico, que deve ser objeto de uma permanente vigília, de não misturar as questões organizacionais com as questões pessoais, pelo menos no que diz respeito a aspectos que possam resvalar para o “campo da honra”.
A propósito desse aspecto, aprender a “brigar” por idéias, traço essencial das organizações competitivas (ver a propósito GH/484), sem resvalar para o campo da ofensa pessoal é um difícil, mas necessário, aprendizado.
A quarta “regra” também permite ao coordenador o uso de um argumento bem humorado para evitar que a ofensa pessoal seja concretizada quando tentada por um participante, sobretudo porque, quando isso acontece, forçosamente, provoca o revide do participante atingido. Além disso, o coordenador deve lembrar também que a regra não é cumulativa, ou seja, se um participante não “ofendeu” ninguém numa reunião não pode creditar-se para ofender dois na reunião seguinte.