Não é exagero dizer que mesmo os raros que administram bem o tempo não o fazem a seu próprio contento, por isso trata-se de um tema que merece sempre ser continuamente revisitado
Administrar adequadamente o tempo sempre foi um dos maiores desafios do desempenho profissional. É um tema sobre o qual já foram escritas montanhas de livros e realizados milhares de cursos e treinamentos sobre como agir da melhor maneira e não desperdiçar o recurso precioso. Todos são unânimes em reafirmar o que muito propriamente disse dele Peter Drucker.
“O tempo é o recurso mais escasso. Se ele não for administrado, nada pode ser administrado.”
Peter Drucker, 1909-2005, guru da Administração
Como se trata de um tema recorrente e sobre o qual não se pode pretender ter domínio completo, sempre com uma faceta que pode e deve ser constantemente revisitada e aperfeiçoada, o Gestão Hoje expõe um decálogo que se propõe a tratar de forma sucinta mas ampla o problema da administração eficaz do tempo de cada um. Claro que não tem a pretensão de ser definitivo mas faz o esforço de ser suficientemente abrangente.
1. Fique Tranquilo(a)
Se você é uma pessoa responsável e comprometida com o trabalho que faz, sempre vai faltar tempo para fazer tudo o que precisa ser feito. Não se desespere por isso.
2. Economize Tempo com Planejamento
Quanto mais tempo você dedicar ao planejamento do trabalho que vai ser feito, mais tempo você ganhará na execução.
3. Estabeleça Prazos Curtos
Nunca esqueça que “o trabalho se expande até ocupar todo o tempo disponível”, por isso fixe um prazo justo para cada tarefa e permaneça fiel a ele.
4. Mantenha-se Ocupado(a)
Observe que tempo desperdiçado atrai desperdício de tempo na proporção direta da importância do trabalho a ser executado, portanto evite ficar desocupado.
5. Use a Pressão a Favor
Quase nada é feito a tempo se não sofrer algum tipo de pressão. Cabe a você procurar aproveitar a pressão para ajudar a impulsionar o que precisa ser feito.
6. Evite Interromper uma Tarefa
Não é propriamente o tempo despendido em uma tarefa que conta mas, sim, a quantidade de tempo ininterrupto aplicado a ela. Uma hora de trabalho concentrado é bem mais produtiva que quatro períodos espaçados de 15 minutos, por exemplo.
7. Dê-se uma Recompensa por cada Progresso
Sempre que cumprir uma etapa de um trabalho que está realizando, faça um intervalo, tome algo refrescante, dê uma volta no quarteirão, conceda-se um pequeno prêmio. O tempo ficará mais produtivo.
8. Relaxe de Vez em Quando
Evite passar mais de duas horas com dedicação ininterrupta a uma tarefa. Mesmo que não tenha feito progressos significativos, dê um intervalo, relaxe, faça, até, algum alongamento se for necessário. Quando o trabalho empaca, é essencial quebrar a rotina.
9. Crie Tempo Livre
Tenha sempre em mente que o tempo livre se faz, não se encontra. Por isso, você deve procurar “tirar proveito de suas obrigações e transformar em obrigação tudo o que deseja fazer”.
10. Trabalhe com Prazer
A forma mais produtiva de você ganhar tempo fazendo um trabalho é ter prazer com o que está sendo feito. O tempo mais mal gasto do mundo é aquele empregado num trabalho chato.
Evidentemente, apesar da aparente simplicidade, não é fácil adotar esses “mandamentos” mas a prática mostra que a própria tentativa já é um ganho importante.