por Fernando Braga, sócio da TGI Consultoria em Gestão
Na gestão com foco em resultados, os relatórios de desempenho têm um papel extremamente importante no alinhamento das informações e na sistemática de monitoramento.
Na gestão com foco em resultados, os relatórios de desempenho têm um papel extremamente importante no alinhamento das informações e na sistemática de monitoramento. É a partir deles que se uniformiza a linguagem para a leitura do desempenho organizacional e acompanhamento de resultados e metas.
Entretanto, relatórios não são meras formalizações dos números nem grandes cadernos em processadores de texto ou relatórios mirabolantes e quase incompreensíveis (ou compreendidos por poucos) em sistemas ou planilhas.
Um bom relatório de desempenho deve ser fácil e rapidamente entendido por todos que produzem o resultado e pelos que precisam acompanha-lo. Muitas vezes o processo de processamento pode envolver várias operações complexas, mas o produto final deve ser simples e as operações de processamento devem ser comunicadas de maneira clara, adaptando a linguagem ao público geral, para não gerar sentimentos de injustiça ou sensação de que houve inconsistência nas análises.
Outro ponto a tratar é que os relatórios de desempenho devem permitir uma leitura rápida do desempenho geral (como referência e provocação, o ideal é ver as variáveis mais importantes em uma página, no máximo). A recomendação é que se separem as análises das sínteses, ou seja, produzir um relatório mais resumido e de leitura rápida e outro com as informações completas, caso seja desejável ou solicitado o acompanhamento de alguma variável em mais detalhe.
A diferença que precisa ser feita é que relatório de desempenho não é prestação de contas.
Vale a pena ressaltar mais um ponto: a qualidade dos relatórios está relacionada com a lógica construída e a criatividade das pessoas envolvidas na elaboração de tais relatórios. Sistemas ajudam a poupar tempo na compilação, processamento e organização das informações, mas a lógica dos relatórios precisa ser discutida e desenhada sob medida para a empresa e de acordo com as variáveis de desempenho que se quer acompanhar.
O sistema é um grande aliado, mas não resolve tudo.
Para finalizar, é importante levar em consideração alguns pontos quando da leitura e interpretação de indicadores. Alguns deles apresentam sazonalidade, ou seja, apresentam altas e baixas esperadas conforme ciclos de tempo (sejam anos, meses, semanas ou dias do mês ou da semana).
Também é importante considerar a avaliação sobre as tendências dos indicadores, afinal, 20% de market share podem ser 20% estáveis, 20% com tendência de alta ou 20% com tendência sistemática de queda. E esses três “20%” geram análise e providências completamente distintas. Para isso, é importante observar o histórico e outras variáveis que possam ajudar a ler melhor a tendência do indicador em análise.
Apesar de parecer algo mais operacional ou mesmo uma questão de ordem menor, o uso consequente de relatórios de desempenho pode facilitar muito a análise e interpretação de informações estratégicas, tornando mais eficiente o processo de monitoramento do desempenho e da estratégia.