Em empresas familiares, as demandas particulares dos executivos da família podem, muitas vezes, confundirem-se com as demandas da própria organização. As prioridades familiares acabam concorrendo com as empresariais, complicando e sobrecarregando a rotina do negócio. Para evitar problemas para as duas partes, o negócio e a família, as empresas familiares vêm lançando mão da estruturação de um Family Office, que nada mais é do que um escritório voltado exclusivamente para os interesses da família.

Organizado como uma unidade de prestação de serviços, o Family Office pode oferecer suporte em áreas como contabilidade, proteção patrimonial, seguros, planejamentos tributário e patrimonial, além de gestão de propriedades, entre outros. O serviço pode, inclusive, estruturar o suporte para pagamento de contas dos familiares, fazer agendamento de viagens e tratar dos demais encargos de uma secretaria.

Não são raras as queixas de que prioridades importantes da empresa perderam o prazo ou não foram feitas por conta de demandas particulares de familiares. Sem falar do dilema que vivem secretárias, advogados, contadores, áreas de compras ou de TI para definir a quem devem atender primeiro: a família ou a empresa. Com o Family Office, esses serviços passam a ser realizados por uma equipe que tem a missão de dar suporte às famílias empresárias e, principalmente, evitando que a rotina de funcionamento dos negócios fique em segundo plano.

Entretanto, apesar de ser uma excelente solução, a estrutura de um Family Office pode não caber no orçamento da empresa, por isso tem sido mais usada em grandes organizações que possuem famílias mais numerosas. No caso das pequenas e médias empresas familiares, a instalação de um Family Office pode ser financeiramente inviável. Nesse caso, como as demandas das famílias poderiam ser profissionalizadas valendo-se da estrutura já existente na empresa?

O primeiro passo a ser dado é definir que tipo de serviço a estrutura da empresa poderá prestar e para quais familiares. Em seguida, deve-se estabelecer como se dará o processo de solicitação dos serviços pelos familiares, a quem pedir e como, se por e-mail, telefone, etc. Também é importante acertar previamente como resolver prováveis choques de prioridades e, por fim, em que situações uma demanda de um familiar não poderá ser atendida.

Ou seja, não é obrigatório que as empresas familiares montem uma grande estrutura de Family Office, mas a experiência mostra que é essencial definir e deixar claras as normas de utilização dos serviços da empresa. Definindo estas regras e garantindo o cumprimento delas por todos, a família é atendida em suas necessidades sem atropelos no funcionamento dos negócios.

Georgina Santos
Sócia da TGI Consultoria