A administração do tempo para aqueles que têm responsabilidade de fazer com que as coisas aconteçam (diretores, gerentes, executivos, coordenadores) sempre foi e sempre será um problema sério.
“Os relógios me censuram o tempo perdido.”
Shakespeare, segundo o Jornal do Brasil, 21.10.97
Daí, toda a literatura já produzida sobre o assunto, inclusive alguns Conjuntura & Tendências anteriores (números 192, 139, 94). Uma conclusão que a leitura e a observação da realidade permitem formular é: apesar de todas as técnicas que se possam desenvolver ou aplicar na administração do tempo (algumas importantes, sem dúvida), não se pode escapar do fato de que sempre vai faltar tempo para fazer tudo que precisaria ser feito. E não adianta muito se queixar disto.
“Aqueles que utilizam o tempo da pior maneira são os primeiros a se queixar de sua brevidade.”
Jean de La Bruyère, 1645-1696, em “Pequeno Manual de Administração e Negócios Frases Que Podem Mudar um Destino”, José Ronaldo Peyroton, Editora United Press, Campinas, 1998
Uma outra constatação possível é a de que quanto mais tempo se tem, mais tempo se gasta para realizar, por exemplo, determinada tarefa. O segredo estaria, então, em definir o tempo certo para dedicar a cada tarefa após ter escolhido as mais importantes a fazer. Isso é bem mais fácil de dizer do que de praticar.
“Se quiser que uma coisa seja feita – bem feita e com urgência – procure a pessoa mais ocupada para fazê-la.”
Admon Ganem, 72 anos, ex-diretor da Volkswagen, no livro “Na Linha de Frente”, Gazeta Mercantil, 31.07.98
Essa opinião é compartilhada pelo especialista em administração do tempo Stephen R. Covey no seu best seller (considerado o livro de negócios mais lido do mundo) “Os 7 Hábitos das Pessoas Muito Eficazes” (Editora Best Seller, São Paulo). Michael Bloomberg, dono dos terminais Bloomberg de informações financeiras (distribuídas para mais de 90 países), chega a exagerar sobre o assunto.
“O dia perfeito é aquele em que não dá tempo para cumprir todos os compromissos.”
Michael Bloomberg, entrevista à revista Exame, 12.08.98
A verdade é que não existe receita pronta para essa questão tão delicada. Entretanto, ajuda admitir de partida que, para as pessoas dinâmicas, a tendência é sempre haver mais coisas para fazer do que tempo disponível ou seja, sempre vai faltar tempo para tudo o que precisa ser feito. Depois, há três medidas que também ajudam bastante: (1) priorizar os assuntos mais importantes; (2) agendar todos os compromissos; e (3) procurar cumprir à risca a agenda. O resto é administração da escassez. Sem culpa!