Sugestões para uma boa utilização da agenda na organização semanal do tempo


No primeiro Gestão Hoje do ano, em homenagem ao “milagre da renovação” de que fala Carlos Drummond de Andrade (ver GH/567), vale a pena tratar do tema da utilização da agenda, o instrumento mais eficaz já inventado para a adequada administração do tempo, nosso recurso mais escasso.
“Qual é o item mais restrito hoje, amanhã e depois de amanhã? O tempo.”
Tom Peters, consultor norte-americano
Como disse Peter Drucker, com muita propriedade, se o tempo “não for administrado, nada pode ser administrado”. Como recurso não renovável e fluido, o tempo não pode ser estendido ou adquirido. A única coisa que pode ser feita para aproveitá-lo em sua potencialidade é cuidar, da melhor forma possível, da sua organização.
“O tempo é a única coisa não negociável em nossas vidas! Você jamais poderá comprá-lo ou vendê-lo, e outras pessoas não podem dá-lo a você! Você apenas pode organizá-lo melhor!”
Roger Dawson, escritor norte-americano
E para organizá-lo bem, é indispensável a adequada utilização da agenda, de preferência dividida em semanas (ver, a propósito, o GH número 361). Eletrônica ou analógica, o importante é que sua utilização siga algumas regras básicas. Regras que possam ser utilizadas como uma espécie de método.
“O método vai lhe ensinar a ganhar tempo.”
Johann W. Von Goethe, 1749-1832, poeta alemão
1. Registrar Todos os Compromissos
A agenda deve ser o local onde todos os compromissos devem ser registrados, sejam profissionais ou não. Afinal, o tempo é um só e registrar compromissos em locais diferentes, ou não registrá-los, é ruim. O fundamental é registrar tudo, e num só lugar.
2. Desconfiar da Memória
É essencial consultar os compromissos registrados na agenda e, não, tentar lembrar deles. A memória deve ter um uso mais nobre do que guardar datas e horários; além do que, é traiçoeira para esse tipo de coisa.
3. Fazer Registros Provisórios
Os agendamentos devem ser feitos de modo a que possam ser remanejados. Se a agenda for de papel, os compromissos devem ser registrados a lápis para que, no caso de necessidade, possam ser apagados ou revisados.
4. Ser Realista
É fundamental ser realista na previsão dos tempos de cada compromisso, com adequado registro do horário de início e fim, inclusive com previsão da preparação e/ou dos deslocamentos necessários.
5. Destacar os Compromissos Importantes
É de grande valia destacar os compromissos mais importantes, vencimentos relevantes ou datas notáveis. Nas agendas de papel podem ser usados salientadores de texto coloridos para fazer os destaques necessários.
6. Evitar Entulhos
Os registros devem ser econômicos, só com os detalhes indispensáveis. Nas agendas analógicas, devem ser evitados os papéis avulsos, recibos, contas a pagar etc. A agenda deve ficar livre para cumprir melhor sua função principal que é organizar o tempo.
7. Manter Atualizada
Uma vez registrados os compromissos, mantê-los atualizados é fundamental. Tudo o que mudar deve ser registrado, assim que o fato acontecer. A memória não é boa nem para guardar compromissos nem, muito menos, para remanejá-los.