Notável instrumento de gestão, as reuniões de trabalho são ridicularizadas porque são mal feitas e têm melhor performance quando são semanais do que quando se tenta a quinzenalidade
Ao mesmo tempo em que as reuniões de trabalho são inequivocamente uma das mais importantes ferramentas da gestão estratégica, elas são também tratadas, contraditoriamente, como um estorvo ou algo que se deve evitar como perda de tempo. As citações irônicas são abundantes e até gente reconhecida como sábia já cometeu as suas gracinhas sobre as reuniões, como é o caso do famoso economista canadense John Kenneth Galbraith.
“As reuniões são indispensáveis quando não se quer decidir nada.”
John Kenneth Galbraith, 1908-2006
Vemos exemplos dessa má vontade com as reuniões até no nosso conhecido folclore político brasileiro representada na frase abaixo do falecido político mineiro Jose Maria Alckmin, famoso por frases que lhes são atribuidas do tipo: “seu pai morreu para você mas continua vivo meu coração”.
“Primeiro, a gente toma a decisão. Depois, a gente realiza a reunião.”
José Maria Alckmin, 1901-1974, político mineiro
Acontece com as reuniões de trabalho mas ou menos aquilo que o ex-primeiro-ministro inglês Winston Churchill disse da democracia: “é o pior regime político, excetuando-se todos os outros.” Ainda não se descobriu nada tão eficaz.
“Ainda não fomos capazes de criar outro mecanismo de trabalho colaborativo e democrático que seja capaz de gerar idéias e soluções e que ao mesmo tempo transfira conhecimento com a mesma eficácia de uma boa reunião.”
Sérgio Guimarães, consultor de empresas
De fato, a questão principal é que a prática predominante é de realização de reuniões de modo inadequado. Ao contrário do que a maioria dos participantes pensa, realizar reuniões eficazes requer um conjunto de cuidados sem os quais o fracasso é certo. Inclusive, as razões pelas quais as reuniões são um excelente recurso para a gestão, já foram comentadas pelo Gestão Hoje (ver GH/292).
“Se um gerente precisa transmitir uma mensagem a três pessoas diferentes, gastará o triplo do tempo se o fizer individualmente do que se o fizer conjuntamente.”
Gestão Hoje 292
Também o Gestão Hoje já tratou dos requisitos necessários para a realização de uma boa reunião (ver GH/294): (1) convocação bem feita; (2) coordenação definida e atuante; (3) participação efetiva; (4) objetividade garantida; e (5) registros adequados. Além disso, também já foram comentadas as “regras” básicas para a realização de uma boa reunião de trabalho, inclusive com um toque de humor (ver GH/304 e GH/604).
“(1) Todos têm que falar; (2) só pode falar um de cada vez; (3) é proibido falar de lado; e (4) só é permitida uma ofensa pessoal por participante, por reunião.”
Gestão Hoje 304 e 604
O tipo de reunião mais comum e mais necessária é a reunião periódica de acompanhamento, a que o GH/192 chama de “reuniões de equipe”, do gerente com sua equipe, que devem ter, quase que como regra, a periodicidade semanal. Também é comum, acoplada à reunião semanal, uma mensal, “ampliada”, com a participação dos gestores subordinados para acompanhamento do desempenho financeiro-orçamentário-operacional. Já a periodicidade quinzenal, também frequentemente tentada, tem se mostrado menos eficaz do que a semanal ou, mesmo, a mensal, por uma razão simples: dia e horas fixos semanais (ou mensais) são bem mais fáceis de gravar do que se forem quinzenais. Afinal, se a semana é uma invenção notável, a quinzena é uma abstração maior ainda. Se a pessoa ficar na dúvida “a reunião é nessa quinzena ou na próxima?”, a confusão está feita e a reunião ameaçada.